Co to je CAFM a jak může pomoci vašemu podnikání?

Přemýšleli jste někdy o optimalizaci řízení vašeho pracoviště? A napadlo vás, že řešením by mohl být systém CAFM? Podívejme se proto nyní na základy tohoto informačního systému a na to, proč by se o něm ve vaší společnosti mohlo vyplatit uvažovat.

Co je CAFM systém?

CAFM (Computer-aided facility management) je rychle rostoucí oblast informačních technologií, která umožňuje majitelům firem, generálním ředitelům, manažerům a celkově podnikům přesunout základní logistické úkoly do digitálního prostoru. Poskytuje informace o budově, jejích funkcích a uživatelích, jakož i možnost sledovat a monitorovat všechny činnosti spojené s budovou. Pomáhá též automatizovat manuální procesy, jako je například řízení údržby a bezpečnosti.

Ať už mluvíme o pravidelných (day-to-day) úkolech v open office, úklidových službách, komplexní technické správě budov nebo například o správě vozidel, tento druh softwaru dokáže efektivně pomoci ve všem. Přečtěte si, co pro váš byznys může CAFM udělat.

Co je cílem CAFM systému?

Hlavním cílem systému CAFM je optimalizovat pracovní procesy a zvýšit efektivnost tím, že se zabezpečí co nejefektivnější využívání zdrojů.

Umožňuje též přesnější rozpočtování a prognózování, díky čemuž můžou organizace lépe plánovat své budoucí potřeby.

Kromě toho můžou údaje shromážděné prostřednictvím systému CAFM pomoci organizacím zlepšit jejich rozhodovací proces.

Hlavní funkce CAFM systému:

● Správa nemovitostí:

Evidenci nemovitostí, plánování využití prostoru a správu smluv.

● Správa zařízení:

Plánování údržby a oprav zařízení, monitorování stavu zařízení a správu skladových zásob.

● Správa bezpečnosti:

Správa přístupu a bezpečnostních opatření, monitorování kamerových systémů a správa rizik.

● Správa projektů:

Plánování projektů, sledování pokroku a správu nákladů.

● Správa kvality:

Sledování kvality služeb, zákaznických stížností a jejich vyřizování.

● Správa nákladů:

Plánování rozpočtu, sledování výdajů a správu faktur.

● Správa práce:

Plánování práce, sledování výkonu a správu pracovních časů.

Kdy používat CAFM?

Software CAFM pomůže vaší firmě rozvíjet a spravovat oblast lidských zdrojů (HR oddělení), spravovat finanční zdroje a dodávat efektivní řešení a výsledky. Pomůže vám také identifikovat interní procesy, které nefungují na 100% a vyžadují další posouzení, správu nebo preventivní údržbu.

Výhody systému CAFM pro budovy a řízení zdrojů

Pojďme se blíže podívat na klíčové výhody systému CAFM :

● Zlepšená efektivnost řízení zdrojů

Se zavedeným systémem CAFM programů je možné ukládat na jednom místě všechny údaje potřebné k efektivnímu řízení zdrojů. To umožňuje manažerům jednoduchý přístup k potřebným informacím a jejich zobrazení a přijímání rozhodnutí v reálném čase.

● Zvýšená provozní výkonnost

Systém CAFM může též pomoci zabezpečit co nejplynulejší, nejrychlejší a nejefektivnější chod provozu.

Všechny informace týkající se úkolů, zaměstnanců, majetku a dalších informací budou okamžitě k dispozici a všechny problémy související s provozem je možné snadno identifikovat a vyřešit.

● Úspora nákladů

Systém CAFM může pomoci minimalizovat náklady spojené s provozem tím, že automatizuje určité procesy, například fakturaci nebo plánování. Kromě toho pomáhá snížit spotřebu energie tím, že pomáhá identifikovat oblasti, ve kterých se plýtvá energií.

Komu je CAFM určen?

CAFM software může efektivně využívat jakákoliv firma, která vlastní nebo si pronajímá fyzické prostory (budovy, kanceláře, sklady a jiné). Neexistují žádná omezení napříč odvětvími, která by vám bránila čerpat výhody CAFM a je jedno, jste-li technologický startup, logistická společnost nebo mezinárodní korporace.

CAFM software je ideální pro moderní agilní společnosti s volným pohybem zaměstnanců po kanceláři, ale přínos uvidí i tradiční pracoviště, která ocení uživatelsky příjemnou správu zařízení. Jednoduše, pokud pro své podnikání potřebujete prostor (budovy, sklady, parkoviště atd.) a pohyb (zboží, lidí, automobilů atd.), software CAFM vám jejich správu jednoznačně ulehčí.

 Nejčastější využití CAFM systému:

• V průmyslovém odvětví může CAFM systém zabezpečit správu a údržbu zařízení, monitorovaní a řízení stavu zařízení, řízení skladových zásob a logistiku, správu kvality a bezpečnosti, sledování energií a nákladů, řízení projektů, plánování výroby a mnoho dalších funkcí.
• V oblasti výroby a zpracování materiálů může CAFM systém pomoci s plánováním a řízením výrobních procesů, řízením skladových zásob, monitorováním kvality výroby a zabezpečením bezpečnosti pracoviště.
• V oblasti budov a nemovitostí může CAFM systém pomoci s plánováním a řízením údržby budov, plánováním a sledováním zařízení, řízením přístupu a bezpečnostními opatřeními, plánováním prostor a využívání kapacity, řízením nákladů a správou smluv.
• V oblasti služeb může CAFM systém pomoci s řízením správy a údržby fyzického majetku, řízením a plánováním technických inspekcí, správou projektů, řízením zákaznických služeb a má mnoho dalších funkcí.

Analýza potřeb před zavedením systému CAFM

Aby byl program CAFM úspěšný, je důležité zvážit specifické potřeby vaší organizace předtím, než se pustíte do samotného zavedení CAFM.

Zkušení odborníci společnosti Atalian vám můžou s tímto procesem pomoci a poskytnout řešení na míru, která budou vyhovovat vašim jedinečným požadavkům.

Tým odborníků společnosti Atalian dokáže:

• přezkoumat existující procesy a postupy,
• posoudit, jak nejlépe využít CAFM na zefektivnění těchto procesů,
• identifikovat oblasti, ve kterých by se mohla zvýšit efektivnost,
• navrhnout, na které oblasti by se mělo zlepšení zaměřit jako první,
• určit potřebný externí personál (například dodavatele) a zdroje potřebné pro úspěšnou integraci technologie.

Vyhodnocení potřeb vaší organizace je základním krokem, který vám pomůže zabezpečit, abyste z programu CAFM vytěžili co nejvíc.

CAFM systém od Atalianu

Pro naše široké služby v rámci facility managementu používáme moderní CAFM systém AFM, který splňuje ty nejnáročnější požadavky, ale i technické a bezpečnostní standardy. Díky tomuto systému zjednodušíme komunikaci, urychlíme vyřízení všech požadavků a usnadníme práci s daty.

CAFM systém AFM pokrývá hlavně následující oblasti:

• technickou správu ploch, zařízení a budov (preventivní a operativní údržba) včetně HelpDesk prostředí pro zadávání a sledování požadavků na facility management (FM) služby,
• komplexní revizní činnosti (kontroly, prohlídky, OTK, revize),
• úklidové služby a čistění lakoven,
• ekologické čistění (kanalizace a čistění odpadů),
• zahradnické služby (gardening),
• správu vozidel (fleet management),
• správu měřičů, evidenci spotřeb energií a účtovací náklady,
• jiné FM služby dle požadavků klientů (gastro, event management, řízení reklamací, provozní DMS, evidence smluv apod.).

Aplikujte i vy CAFM systémy a zjednodušte své podnikání

CAFM (Computer-aided facility management) je skvělý způsob, jak zefektivnit procesy a co nejlépe využít zdroje, které organizace má. Může ušetřit čas, peníze a úsilí – to vše se snadnějším a efektivnějším způsobem řízení více lokalit, více míst a vzdálených pracovišť.

S komplexními řešeními společnosti Atalian si můžete být jisti, že získáte nástroje a odborné znalosti potřebné k implementaci systému CAFM do vaší firmy. Neváhejte se na nás obrátit, rádi vám vše vysvětlíme a vytvoříme řešení na míru, které bude vyhovovat vašim potřebám.

Přečtěte si další články