Jak zjednodušit firemní procesy? Řešením je automatizace

Opakující se firemní procesy zabírají správcům budov často i polovinu pracovní doby. Sejměte z nich toto břemeno. Automatizujte postupy inteligentním facility softwarem. Ušetříte nejen peníze, ale i čas.

Kancelářské a administrativní prostory vyžadují údržbu. Obvykle je má na starosti majitel, pověřený zaměstnanec nebo facility manažer. Když se však dennodenně zabývá touto činností, nezbývá mu dostatek energie na inovace či nové nápady. Dejte mu čas na řešení problémů, které vyžadují lidskou kreativitu, a rutinní firemní procesy delegujte na software.

Stručně o facility managementu

Facility management představuje soubor podpůrných činností, které napomáhají hlavnímu podnikání. Patří sem péče o konstrukční části a zařízení, zabezpečení zdravého vnitřního prostředí budovy, správa účetnictví, úklid, ale i stěhování nebo dezinfekce prostor.

Správa budovy se často mylně ztotožňuje s facility managementem. Ten pokrývá širší spektrum činností. Správa je jen jednou z jeho částí.

Automatizace není strašák

Mít pod dohledem všechny tyto firemní procesy je extrémně náročné. Proto se správa budov a celkově facility management čím dál víc automatizuje. U tohoto slova mnohé správce přepadne panika. Automatizace je totiž děsí.

Opustit zastaralé postupy a přizpůsobit se novým technologiím však neznamená ztrátu práce, ale její ulehčení. Správa budovy je komplexní proces a žádný software není schopen plně nahradit člověka.

Zjednodušení firemních procesů pomocí softwaru

Nejlepším nástrojem automatizace jsou softwary, které dokážou komplexně zastřešit podpůrné procesy. V praxi je nazýváme facility softwary.

Pomůžou vám urychlit rutinní a často se opakující firemní procesy, jako revize nebo pravidelný úklid. Sledují důležitá data a posílají upozornění, dokážou službu objednat i fakturovat. Vše automaticky.

Jak to vypadá v praxi?

Správce má v mobilu připomínku o pravidelné dezinfekci prostor. Následně objedná službu a po realizaci odešle fakturu na ekonomické oddělení. Při využívání automatizace může stereotypní činnosti pustit z hlavy. Systém je udělá za něj a o všem je informován pomocí notifikací.

Co dokáže zjednodušit facility software?

V podstatě všechny oblasti managementu může:

•     monitorovat smluvní dodavatele,
•     zabezpečit objednávky a fakturaci,
•     poskytovat podrobné analytické výstupy,
•     posílat automatické reporty o nákladech a stavu budovy majitelům,
•     notifikovat správce o termínech údržby,
•     upozorňovat na nedostatečné množství zásob aj.

Dozvíte se, kolik platíte za energie, služby a opravy, kde vám utíkají peníze a co vám je naopak šetří. Díky kompletnímu přehledu děláte racionálnější rozhodnutí. Snadno snížíte náklady a zefektivníte nastavení.

Návratnost investice do softwaru

Implementace softwaru něco stojí, ale obecně se investice vrátí zhruba do 2 až 3 let. Největší výhodou automatizace pomocí facility softwaru je ale úspora provozních nákladů. Ročně může jít o 10 až 30%.

Automatizace a inteligentní budovy

Inteligentní budovy dokážete napojit na facility softwary ještě efektivněji. Systém díky technologiím automaticky řídí množství firemních procesů a nastavení.

Například může monitorovat vnitřní prostředí budovy. Podle potřeby a bez zásahu dalšího člověka reguluje klimatizaci, teplotu, osvětlení a ventilaci. Vše s ohledem na minimalizaci nákladů.

V praxi to znamená, že když lidé opustí budovu, světla se automaticky vypnou nebo utlumí.

Facility management od lídra na trhu

O budovu se můžete starat sami, mít interní facility tým nebo tento úkol přenecháte externí společnosti. V ideálním případě takové, která dokáže zastřešit celý balík podpůrných služeb.

Společnost Atalian je lídrem na slovenském trhu v oblasti facility managementu. Využíváme CAFM systémem AFM (Alstanet Facility Management). Díky tomu vás osvobodíme od excelovských tabulek a zautomatizujeme procesy. Poskytneme vám přehledné informace, například o nákladovosti a rychlosti oprav nebo poruchovosti zařízení.

Věnujte se podnikání naplno a přenechejte facility management odborníkům. V případě jakýchkoliv otázek nás neváhejte kdykoliv kontaktovat.

Přečtěte si další články